Appuntamenti Genitori

Sistema completo di prenotazione colloqui genitori-insegnanti

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Cos'è il Sistema Appuntamenti Genitori?

Il sistema di appuntamenti genitori permette ai genitori di richiedere colloqui con gli insegnanti direttamente dalla propria dashboard. Gli school-admin e gli editor possono approvare, rifiutare o gestire le richieste di appuntamento.

È uno strumento fondamentale per organizzare i colloqui scolastici, gli incontri personalizzati e migliorare la comunicazione scuola-famiglia.

Campi Principali

Genitore (parent)

Relazione con la collection users. Indica il genitore che ha richiesto l'appuntamento. I genitori possono selezionare solo se stessi quando creano una richiesta.

Evento (event)

Relazione opzionale con la collection events. Se l'appuntamento è legato a un evento prenotabile (es. "Colloqui di Dicembre"), questo campo collega l'appuntamento all'evento.

Organizzazione (organization)

Relazione opzionale con la collection organization. Indica l'insegnante con cui il genitore vuole incontrarsi. Filtrato automaticamente per mostrare solo gli insegnanti della scuola selezionata.

Titolo (title)

Campo testuale obbligatorio. Esempio: "Colloquio con Prof. Rossi", "Richiesta incontro per problemi matematica".

Descrizione (description)

Campo textarea opzionale dove il genitore può inserire una motivazione per l'appuntamento.

Data e Ora (date)

Campo data/ora obbligatorio. Indica quando si svolgerà l'appuntamento. Formato: dd/MM/yyyy HH:mm.

Fascia Oraria (timeSlot)

Campo testuale opzionale per specificare la fascia oraria scelta (es. "09:00-09:30", "14:00-14:30").

Luogo (location)

Campo testuale opzionale per specificare dove si terrà l'appuntamento (es. "Aula 2A", "Sala Riunioni", "Online - Zoom").

Stato (status)

Campo select obbligatorio. Valori possibili:

pending: In attesa di approvazione (valore predefinito)
confirmed: Appuntamento confermato
cancelled: Appuntamento annullato (dal genitore o dalla scuola)
rejected: Richiesta rifiutata dalla scuola

Note Post-Incontro (notes)

Campo textarea visibile solo agli school staff. Permette agli insegnanti di annotare informazioni sull'incontro dopo che si è svolto. I genitori NON possono vedere questo campo.

Stati dell'Appuntamento

⏳

Pending (In attesa)

L'appuntamento è stato richiesto dal genitore ma non ancora approvato. È il valore predefinito quando un genitore crea una richiesta.

✅

Confirmed (Confermato)

L'appuntamento è stato approvato dallo school-admin o editor. Il genitore riceve una conferma e può prepararsi all'incontro.

❌

Cancelled (Annullato)

L'appuntamento è stato annullato. Può essere annullato sia dal genitore che dallo school staff.

🚫

Rejected (Rifiutato)

La richiesta è stata rifiutata dalla scuola. Questo stato indica che l'appuntamento non può essere svolto nella data/ora richiesta.

Workflow Completo

1. Richiesta dal Genitore
Il genitore accede alla dashboard /[scuola]/parents/dashboard e clicca su "Richiedi Appuntamento". Compila il form con:
- • Titolo dell'appuntamento
- • Insegnante (opzionale)
- • Data e ora preferite
- • Fascia oraria (se definita)
- • Motivazione (opzionale)
L'appuntamento viene creato con stato pending.
2. Notifica agli Admin
Il sistema può inviare una notifica email agli school-admin per informarli della nuova richiesta.
3. Revisione da parte dello Staff
Gli school-admin o editor accedono al pannello amministrativo, sezione Area genitori → Appuntamenti Genitori, e vedono tutte le richieste in attesa.
4. Approvazione o Rifiuto
Lo staff può:
- • Approvare: Cambiare lo stato in confirmed
- • Rifiutare: Cambiare lo stato in rejected
- • Modificare: Aggiustare data/ora se necessario prima di confermare
5. Notifica al Genitore
Il genitore riceve una notifica email con l'esito della richiesta (approvata o rifiutata).
6. Svolgimento Appuntamento
L'appuntamento si svolge nella data e ora concordate. Il genitore può visualizzare i dettagli dalla propria dashboard.
7. Note Post-Incontro (Opzionale)
Dopo l'incontro, lo school staff può aggiungere note nel campo notes per tenere traccia di quanto discusso. Queste note sono visibili solo allo staff.

Come i Genitori Richiedono Appuntamenti

📱 Dalla Dashboard Genitori

1. Accedi a /[scuola]/parents/dashboard
2. Clicca sul pulsante "Richiedi Appuntamento" o "Prenota Colloquio"
3. Compila il form con i dettagli richiesti
4. Clicca su "Invia Richiesta"
5. Ricevi una conferma immediata e attendi l'approvazione dello school-admin

🎉 Da un Evento Prenotabile

Se l'appuntamento è legato a un evento prenotabile (es. "Colloqui di Dicembre con fasce orarie"):

1. Vai alla sezione Eventi
2. Trova l'evento con il badge "Prenotabile"
3. Clicca su "Prenota"
4. Seleziona una fascia oraria disponibile
5. Conferma la prenotazione

Come gli Admin Gestiscono le Richieste

🛠️ Dal Pannello Amministrativo

1. Accedi al pannello admin di Payload CMS (/admin)
2. Vai su Area genitori → Appuntamenti Genitori
3. Visualizza la lista con filtri per stato (pending, confirmed, cancelled, rejected)
4. Clicca su un appuntamento per aprire i dettagli
5. Modifica lo stato in confirmed per approvare o rejected per rifiutare
6. Aggiungi note se necessario (visibili solo allo staff)
7. Salva le modifiche

Best Practices

✓Rispondi tempestivamente: Approva o rifiuta le richieste entro 24-48 ore per garantire una buona esperienza ai genitori.
✓Comunica chiaramente: Se rifiuti una richiesta, aggiungi una nota nel campo descrizione spiegando il motivo (es. "Insegnante non disponibile in quella data").
✓Usa le fasce orarie: Se organizzi colloqui con fasce orarie predefinite, crea un evento prenotabile invece di gestire manualmente ogni richiesta.
✓Compila le note post-incontro: Usa il campo notes per tenere traccia di quanto discusso durante il colloquio (utile per futuri riferimenti).
✓Monitora le richieste in attesa: Controlla regolarmente la sezione Appuntamenti Genitori per non far attendere troppo i genitori.
✓Collega agli eventi: Se possibile, associa gli appuntamenti a eventi specifici per una migliore organizzazione (es. "Colloqui di fine trimestre").

Notifiche Email

Il sistema può inviare notifiche email automatiche nei seguenti momenti:

📧Nuova richiesta: Email agli school-admin quando un genitore richiede un appuntamento
✅Approvazione: Email al genitore quando l'appuntamento viene confermato
❌Rifiuto: Email al genitore quando la richiesta viene rifiutata
🔔Promemoria: Email di promemoria 24 ore prima dell'appuntamento (opzionale)