Prenotazioni Eventi

Gestisci eventi prenotabili e colloqui con fasce orarie per i genitori

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Cos'è il Sistema Prenotazioni Eventi?

Il sistema di prenotazioni eventi permette di creare eventi per cui i genitori possono prenotarsi direttamente dalla dashboard. È ideale per organizzare colloqui genitori-insegnanti con fasce orarie, open day, feste scolastiche e qualsiasi evento con posti limitati.

Questa funzionalità si basa sulla collection Events con il campo isBookable attivato e permette di gestire automaticamente:

• Limite massimo di partecipanti
• Fasce orarie con slot predefiniti
• Scadenza prenotazioni
• Approvazione manuale o automatica
• Lista completa dei prenotati per gli admin

Campi Principali per Eventi Prenotabili

Prenotabile (isBookable)

Checkbox che attiva il sistema di prenotazioni per l'evento. Se disattivato, l'evento è visibile ma non prenotabile.

Posti Disponibili (maxCapacity)

Numero massimo di genitori che possono prenotarsi. Se lasciato vuoto, il numero di posti è illimitato. Esempio: 30 per un open day, 1 per fasce orarie di colloqui.

Scadenza Prenotazioni (bookingDeadline)

Data e ora limite per le prenotazioni. Dopo questa data, i genitori non possono più prenotarsi. Esempio: 3 giorni prima dell'evento per organizzare la logistica.

Durata (duration)

Durata prevista di ogni appuntamento in minuti. Usato per calcolare automaticamente le fasce orarie disponibili. Esempio: 30 minuti per colloqui individuali.

Richiede Approvazione (requiresApproval)

Se attivo, le prenotazioni devono essere approvate manualmente dagli school-admin prima di essere confermate. Se disattivo, le prenotazioni sono automaticamente confermate.

Definisci Fasce Orarie (useTimeSlots)

Se attivo, permette di definire fasce orarie specifiche per le prenotazioni. Ideale per colloqui genitori-insegnanti. I genitori dovranno scegliere uno slot disponibile.

Durata Slot (slotDuration)

Durata di ogni slot orario. Valori possibili: 15 minuti, 30 minuti, 1 ora. Visibile solo se useTimeSlots è attivo.

Orario Inizio/Fine (startTime/endTime)

Orari di inizio e fine disponibilità (formato HH:mm, es. 09:00 - 18:00). Il sistema genera automaticamente gli slot disponibili in base a questi orari e alla durata slot. Visibili solo se useTimeSlots è attivo.

Tipi di Eventi Prenotabili

🗓️

Colloqui con Fasce Orarie

Perfetto per organizzare colloqui genitori-insegnanti con slot predefiniti.

Configurazione consigliata:

✓ isBookable: Sì
✓ useTimeSlots: Sì
✓ slotDuration: 30 minuti
✓ startTime: 14:00
✓ endTime: 18:00
✓ maxCapacity: 1 per slot
✓ requiresApproval: No (auto-conferma)

🏫

Open Day con Posti Limitati

Evento con numero massimo di partecipanti ma senza fasce orarie specifiche.

Configurazione consigliata:

✓ isBookable: Sì
✓ useTimeSlots: No
✓ maxCapacity: 50
✓ bookingDeadline: 2 giorni prima
✓ requiresApproval: Sì (per controllo)

🎉

Festa Scolastica

Evento aperto a tutti con conferma di partecipazione per organizzare catering.

Configurazione consigliata:

✓ isBookable: Sì
✓ useTimeSlots: No
✓ maxCapacity: Illimitato (vuoto)
✓ bookingDeadline: 1 settimana prima
✓ requiresApproval: No

🚌

Gita Scolastica

Evento con posti limitati dal mezzo di trasporto e scadenza stretta.

Configurazione consigliata:

✓ isBookable: Sì
✓ useTimeSlots: No
✓ maxCapacity: 45 (posti autobus)
✓ bookingDeadline: 10 giorni prima
✓ requiresApproval: Sì

Workflow Completo

1. Creazione Evento Prenotabile
Lo school-admin crea un nuovo evento dal pannello amministrativo, compilando:
- • Titolo (es. "Colloqui Dicembre 2026")
- • Data dell'evento
- • Descrizione e dettagli
- • Attiva il campo isBookable
- • Configura le impostazioni di prenotazione
2. Configurazione Fasce Orarie (opzionale)
Se l'evento richiede fasce orarie (es. colloqui):
- • Attiva useTimeSlots
- • Imposta durata slot (15, 30 o 60 minuti)
- • Definisci orario inizio e fine (es. 14:00 - 18:00)
- • Il sistema genera automaticamente gli slot disponibili
3. Pubblicazione Evento
L'evento viene salvato e pubblicato. I genitori lo vedono nella sezione Eventi con il badge "Prenotabile".
4. Prenotazione da parte dei Genitori
I genitori accedono alla dashboard e:
- • Visualizzano l'evento con badge "Prenotabile"
- • Cliccano su "Prenota"
- • Se ci sono fasce orarie, selezionano uno slot disponibile (es. "14:00-14:30")
- • Confermano la prenotazione
- • Ricevono una conferma immediata
5. Gestione Prenotazioni (Admin)
Gli admin possono:
- • Visualizzare la lista completa dei prenotati
- • Approvare o rifiutare prenotazioni (se requiresApproval è attivo)
- • Vedere quanti posti sono ancora disponibili
- • Esportare la lista per organizzazione
6. Notifiche e Promemoria
Il sistema invia automaticamente:
- • Email di conferma prenotazione
- • Email di approvazione (se richiesta)
- • Promemoria 24 ore prima dell'evento
7. Svolgimento Evento
L'evento si svolge secondo il calendario definito. Gli admin possono consultare la lista prenotati durante l'evento.

Come i Genitori Vedono gli Eventi Prenotabili

📅 Dalla Sezione Eventi

1. I genitori accedono alla sezione Eventi dal menu o dalla dashboard
2. Gli eventi prenotabili hanno un badge distintivo "Prenotabile"
3. Cliccando sull'evento, vedono:
- • Descrizione completa
- • Data e ora
- • Posti disponibili (se limitati)
- • Scadenza prenotazioni
- • Pulsante "Prenota Ora"
4. Se ci sono fasce orarie, vedono una griglia di slot con disponibilità in tempo reale
5. Dopo la prenotazione, vedono lo stato della prenotazione:
- • "In attesa di approvazione" (se requiresApproval è attivo)
- • "Confermata" (se approvazione automatica o dopo approvazione admin)

Gestione Lista Prenotati per Admin

🛠️ Dal Pannello Amministrativo

Gli school-admin possono gestire le prenotazioni in diversi modi:

1. Vista Evento

Aprendo l'evento dal pannello admin, vedono una sezione "Prenotazioni" con:

• Numero totale prenotazioni
• Posti disponibili rimanenti
• Lista completa dei prenotati con nome, email, fascia oraria

2. Sezione Appuntamenti Genitori

Nella sezione Area genitori → Appuntamenti Genitori, vedono tutte le prenotazioni con filtri per:

• Stato (pending, confirmed, cancelled, rejected)
• Evento
• Data
• Genitore

3. Azioni Disponibili

• Approvare: Cambiare stato da "pending" a "confirmed"
• Rifiutare: Cambiare stato a "rejected" con motivazione
• Modificare: Cambiare fascia oraria se necessario
• Esportare: Scaricare lista prenotati in CSV/Excel

Best Practices

✓Definisci chiaramente i posti disponibili: Se c'è un limite di partecipanti, specificalo nel campo maxCapacity per evitare overbooking.
✓Imposta una scadenza: Usa bookingDeadline per chiudere le prenotazioni con anticipo e avere tempo per organizzare.
✓Usa fasce orarie per colloqui: Per colloqui individuali, attiva useTimeSlots per evitare sovrapposizioni e gestire meglio il calendario.
✓Descrivi bene l'evento: Spiega chiaramente cosa succede, quanto dura, cosa portare, ecc.
✓Monitora le prenotazioni: Controlla regolarmente quanti si sono prenotati e quanto spazio rimane disponibile.
✓Invia promemoria: Ricorda ai genitori l'evento qualche giorno prima (il sistema può farlo automaticamente).
✓Usa approvazione manuale per eventi sensibili: Per eventi che richiedono screening o verifiche, attiva requiresApproval.
✓Lascia buffer tra gli slot: Per colloqui, considera di lasciare 5 minuti di pausa tra uno slot e l'altro.

Esempio Pratico: Organizzare Colloqui con Fasce Orarie

📘 Caso d'uso: Colloqui di Fine Trimestre

Scenario:

La scuola vuole organizzare colloqui individuali genitori-insegnanti per il 15 dicembre 2026, dalle 14:00 alle 18:00, con slot da 30 minuti ciascuno.

Configurazione evento:

• Titolo: "Colloqui Genitori - Dicembre 2026"
• Data: 15/12/2026
• isBookable: ✓ Sì
• useTimeSlots: ✓ Sì
• slotDuration: 30 minuti
• startTime: 14:00
• endTime: 18:00
• maxCapacity: 1 (un genitore per slot)
• requiresApproval: No
• bookingDeadline: 13/12/2026 alle 23:59

Risultato:

Il sistema genera automaticamente questi slot:

14:00 - 14:30Disponibile

14:30 - 15:00Disponibile

15:00 - 15:30Prenotato - Maria Rossi

15:30 - 16:00Disponibile

......

17:30 - 18:00Disponibile

Totale slot: 8 slot da 30 minuti (14:00-18:00)

Esperienza genitore:

Vede l'evento "Colloqui Dicembre 2026" con badge "Prenotabile"
Clicca su "Prenota"
Vede la griglia con gli slot disponibili
Seleziona "15:00 - 15:30"
Conferma la prenotazione
Riceve email di conferma con data, ora e luogo
Riceve promemoria il 14/12/2026

Notifiche Automatiche

Il sistema gestisce automaticamente l'invio di notifiche email nei seguenti momenti:

📧Conferma prenotazione: Immediatamente dopo che il genitore si prenota, con tutti i dettagli (data, ora, luogo)
✅Approvazione (se richiesta): Quando l'admin approva una prenotazione in attesa
❌Rifiuto: Quando l'admin rifiuta una prenotazione, con motivazione
🔔Promemoria: 24 ore prima dell'evento/appuntamento
📅Modifica: Se l'admin modifica data/ora dell'appuntamento